善用“人际沟通智能”的经理人，能够巧妙地处理管人的十大难题
善用“人际沟通智慧”的管理者，可以巧妙应对管人十大难题，在建立和谐人际关系的同时，提升员工和企业的绩效。
对于员工来说，如今的工作环境越来越复杂，竞争压力也越来越大。 管理者管理员工绩效和行为也变得越来越重要。 今天，管理者在企业生活中面临的挑战主要有：
增加产出：在资源稀缺和士气低落的情况下提高团队生产力和协作。
捏合团队：需要解决员工背景多元化和工作场所虚拟化带来的障碍，需要加强员工之间的理解和沟通。
培养领导者：把下属管理者培养成能让员工全力以赴、发挥所长的领导者，而不是只会疲于奔命的“救火员”
在与客户、同事、经理和下属打交道时，管理者几乎每天都会遇到这些人际关系挑战。 单位里的人际关系不可能融洽。 在许多企业中，员工之间的关系困境正在增加。 在最近的一项调查中，近 70% 的企业人员认为他们受到了同事的粗暴对待和贬低。 反过来，他们通过诋毁企业、故意拖延工作任务和不尊重客户来进行报复。
在日益恶化的企业人际关系中，报复心、灰心丧气或愤世嫉俗的态度是极不可取的。 这样做只会让情况变得更糟。 “人际沟通智能（-smart）”策略是走出这一困境的唯一出路。
使用人际交往智能策略的管理者能够在工作中激发他人的最佳潜能。 他们知道如何敞开心扉，而不是防御和排斥。 他们不制造紧张，反而非常善于化解紧张。 他们以身作则，为他人树立了良好的榜样，对不善于与人相处的员工可以产生积极的影响。 在以下十种紧张情境中，“人际沟通智慧”的作用尤为突出。
员工绩效下降
只有先了解员工的问题，才能尝试解决问题。 你应该用“面对面”的方式了解他们对现状的看法，而不是质疑的态度。 采访是一种主动倾听的形式，其目的是了解真实情况，切不可霸道提问。
在这种面试中，你应该耐心地和你的下属坐下来，冷静而坦诚地提出你的问题，告诉他你注意到他最近的表现有所下降，并征求他对这种情况的看法。 你可以问，“与过去的报告相比，你对你的报告感觉如何？” 仔细聆听并在他回答时做出回应。 最好的方法是总结和解释他的答案。
通过总结，你实际上是在用自己的话就谈话中的重要内容给出简洁的反馈。 所以，你和你的下属之间的对话会是这样的：
你：与过去的报告相比，你觉得你的这份绩效报告如何？
下属：我认为现阶段的表现水平有所下降。 对不起。
你：嗯，看来你对这个不是很满意。 那么，在您看来，可以做些什么来扭转这一局面？
下属：因为吉姆调到了销售部，我无法像以前那样得到我需要的信息。 我觉得这对我的表现有直接影响。
你：听起来你有点生气。
下属：我当然有委屈！ 我的工作表现完全没有问题。 但如果没有我应得的支持，我如何保持我的工作表现？
深入了解真实情况后，就可以进入解题阶段了。 只有了解问题的本质，才能找到有效的解决办法。
新员工不懂团队术语
不同的文化有不同的语言习惯和表达意见的方式。 此外，几乎每个行业，实际上每个企业，都有自己的一套术语，其含义超出了局外人和新来者的理解范围。 作为领导者或同事，您如何帮助新员工克服这一障碍？ 您可以采取以下两种方法。
主动为新人提供“翻译”帮助。 从识别外人难以理解的术语和这些词可能造成的混淆开始，然后主动向新人解释不懂的语言。 例如，“本，你似乎不了解桑迪的‘午餐和学习’计划。让我向你解释一下……”如果您的企业为新员工分发工作程序手册或其他指导材料，请考虑将它们添加到“内部术语表”的内容。
改变表达。 不要拘泥于传统的内部表达方式，要经常采用一些新的方法，尽量使措辞简单。 您的成员可能习惯于用棒球术语来描述一个团队成员，例如“他知道什么时候该打短打，而不是每次都试图将球击出体育场。” 尝试说些不同的话，比如“每个人都像热播电视剧的演员和工作人员一样管理这个项目”。
语言是一个群体吸收或排斥外部成员的最有效工具之一。 只有注意在员工队伍中使用技术语言并积极帮助新人融入，才能实现团队内的人际和谐。
你怀疑下属是否理解你的指令
不要问“清楚了吗？” 问题。 这类问题的答案只是“是”或“否”，并不能澄清您的疑虑。 您的助手可能只是认为他们理解您的指示，只是在造成损害时才发现他们的错误。 要验证您的下属对您的命令的理解程度，请考虑以下事项：
问“如果发生什么事你会怎么做”之类的问题。 提出一些假设情况来检查您的员工是否可以按照您的指示进行操作。 提问时要有策略，以免伤害员工的自尊。 例如，你可以说，“这些说明可能听起来很简单，但有时它们并不是很清楚。例如，如果……你会怎么做？”
请下属证明给你看。 请您的下属简要演示您分配的活动或任务。 你要尽量让这次对下属的检查像彩排一样，让员工认为你的目的是为了测试活动的过程（而不是针对自己）。 或者，你可以实际进行试运行，让每个人都可以评估实施情况并进行必要的调整和改进。
督促员工全力以赴
如果你还没有直接明确地对员工提出明确的要求和安排，那么现在是时候阐明你对他们的看法和要求了。
首先，你要彻底想清楚自己的立场：你到底想从每个团队成员那里得到什么？ 阐明您对您的请求的承诺程度，并为您的请求提供一个简短但合理的理由。 一旦确定了这些问题，就该向您的人员发出指示。 如果有人提出异议，请保持冷静和自信，不要生气。 你应该坚持你的立场，理解反对意见，并重申你的要求：“雷，我知道你度过了艰难的一周。但是弗兰克周五要交一份报告，所以恐怕我们都得工作一些随着时间的推移。” 准时完成。 你愿意承担哪一部分？”
另一种方法是与同事坐下来谈谈你对他们各自工作表现的看法。 不要等到危机才反应过来。 选择一个安静的时间冷静地表达您对当前情况的看法，以及它如何影响您和部门的工作效率。 您需要提出具体的示例和改进想法。 然后，注意你同事的反应，问问他们打算做什么来改变现状。
处理低绩效者
对于这样的人，你表现出了耐心并提供了帮助，但收效甚微。 这时候，与其等待结果慢慢出现，不如主动加紧行动，采用“换挡加速”的新方法。
在传统的关系模式中，“换档”的手段通常是指慢慢换档，即减轻员工的压力，对后进的员工给予积极的支持和鼓励，或者耐心地与员工建立和谐信任的关系。他们。 但不妨采用新的监督方式，严格要求，密切关注下属的工作表现。 可以这样说，“现在，让我们统一一下我们的情况。我想知道你打算做出哪些改进来保住你的工作。” 然后，听取他的计划并做出反应。 “是的，你很清楚我对你的期望和要求。那么，从明天开始，你每天上班的时候，我们两个开个五分钟的会，你要告诉我你的工作安排下班前，我们再花五分钟总结一下今天的工作成果。”
然后，你必须坚定地执行计划，并坚持你对员工的要求和反馈。 这样做并不能保证员工的绩效会提高，但至少可以保证他永远不会倒退。
员工中途辞职
员工未能履行其工作承诺的情况并不少见。 坚持是鼓励员工不断尝试的关键。 但坚持不等于唠叨。 唠叨的人通常表达的是失败和沮丧的情绪，而坚持则需要策略。 为了鼓励员工不断尝试，您可以使用以下三种策略：
提醒：如果你看到员工有明显的离职迹象，一定要不断提醒他你的要求，但不要批评或表现出苛刻的情绪。 感谢所有积极的努力。 就像，“琼，只是想提醒你，我这周四要上班。你对这些数字感觉如何？太好了，很高兴看到你在工作日程上有这个。我们会在周二再见面看看你怎么样。”
要求：与提醒不同，要求是对个人的明确压力，要求其制定切合实际的行动计划。 提出要求时，先指出对方行为的错误，再询问对方如何补救。 例如，“Joan，报告明天就要交了，但是你还没有给我你答应给我的数字。你现在打算怎么办？” 如果对方的保证是可以接受的，你可以说：信了，还望你言出必行。”
鼓励：如果你看到员工朝着你要求的目标努力，适当地鼓励他们。 就像，“琼，我从马丁那里听说你问他在哪里可以找到我需要的数字。很高兴你正在研究它。”
打破员工的沉默
如果你的报告是沉默的，只是说，“我不知道。” 你需要问更具体的问题。 例如：
“如果你愿意的话，你认为这个提案的哪一部分最好？”
“你认为是什么让你难以对这个问题发表评论？”
“你觉得报告的最后一部分怎么样？”
在他回答了这些问题之后，他可以提出后续问题并通过表达自己的观点、给出理由和提供框架来获得反馈：
意见：在问别人之前先提出自己的意见。 例如，“我认为我们提供的数据本来可以更好。你觉得怎么样？” 这种态度向对方表明你欢迎建设性的批评。
理由：提出一个无可辩驳的理由说明你需要了解对方的观点。 例如，“我已经为这份报告工作了很长时间，我的头脑有点麻木了。现在是时候迫切需要你的新观点了。”
框架：为了让员工更容易发表意见，你可以为他准备一份问题清单，或者通过电子邮件提出你的问题。 与当面询问相比，这样做可以让员工在回来表达意见之前有更多时间收集他们的想法和思路。
处理心怀不满的员工
如果在团队中有一个时刻保持警惕的成员，就好像在办公室里放了一个扩音器，不断播放着哀悼的音乐，会让每个人都感到压抑。 这个问题必须由你来解决。 你应该和这位负面先生私下谈谈。 表达意见时，既要表达理解，又要坚定。
首先，你需要了解他是否意识到他总是在抱怨。 这个时候，应该给他一些理解和支持。 然后，向他解释他行为的后果并提出解决方案：“如果抱怨已经成为你的本能反应，会有两种后果。第一，别人会与你保持距离，远离你；第二，你的抱怨也蔓延开来。” “消极情绪。这些后果对你个人或团队都没有好处。如果你感到不舒服，让我们一起努力找出你的困难，看看我们是否能解决它们。”
为了确保他完全理解你的意思，你可以继续问他：“你明白我的意思吗？” 或者“你对我说的话有什么问题或意见吗？”
一定要让坚定的人清楚地知道，你希望他直接向你提出他的担忧，而不是在团队中传播。 同时，对他改正习惯的努力给予积极的肯定。 你可以说，“加里，我很高兴看到你如此高兴地接受这项新任务。你对我帮助很大。”
团队成员拥有不平等的“话语权”
如果有人在讨论中把所有的话都说了，比较沉默寡言的人就会慢慢放弃发言的机会。 他们说话的次数越少，就越需要积极的人说话以避免沉默。 长此以往，形成恶性循环。 采用以下策略可以帮助改变这种情况：
征求别人意见时，可以问：“谁愿意分享想法？” 通常，会有几个人举手。 那时你可以说，“我想听听三个人的意见。” 这样做时，您就明确表示您想听取不常发言的人的意见。
使讨论的形式多样化，以鼓励参与精神。 比如采用“大家发言”的形式，让大家有机会进行简短的发言。 或者可以组织两人或多人分组讨论，然后在全范围内交流讨论意见。
为讨论设定长期或临时的基本规则。 比如，你可以建议：“希望大家畅所欲言，养成别人说话时认真听讲的习惯，不要随便插嘴。” 或者，你也可以改变固有的讨论程序，宣布你可以在十五分钟内发言。 ，任何人都不允许重复发言，确保所有希望发表意见的人都有发言的机会。
如果有人确实垄断了发言机会，你应该积极倾听，抓住每一个机会插话，简要概括他的意见，并征求他人的意见。 如果此人继续主导讨论，您将需要与他进行单独对话以解决此问题。 你不妨请他帮助你鼓励那些沉默的人说出来。
员工超载
当员工不堪重负时，他们很难相互合作。 这个时候绝对不要表现出恼怒的情绪，那样只会增加他们的压力。 为了最大限度地支持和合作，可以采取以下策略：
优先工作。 不要总是喊“狼来了”，也不要夸大自己的需求。 确保工作环境尊重他人的意见，让人们愿意与您联系并提供帮助。
与核心下属密切联系。 关注与工作密切相关的重要人员，及时告知工作情况。 他们可能会更主动地提出意见。 同时，由于他们了解具体情况，他们的帮助也会更有针对性。 要与他们取得联系，可以发送一封简短的无回复电子邮件。
让员工更容易做出回应。 让您的下属以一种轻松省时的方式与您沟通。 如果一个电话就能解决问题，就不需要开会了。 如果您向有问题或困难的人发送电子邮件管人有绝招，最好尝试提供一些可能的解决方案供他们考虑。
互惠回报。 对花时间帮助你的人表示衷心的感谢。 只要有可能，主动帮助别人。
最后，当别人没有时间帮助你时，表现出理解。 说，“我知道，如果你有时间，你会帮助我的。下次再说吧。”
当你和很多人打交道时，难免会发现一些人的行为和性格难以理解。 这些不愉快的经历常常会让你感到沮丧甚至恼怒。 在处理人际关系时采用“人际交往智能”策略的人不会被经历所困扰，而是努力理解行为的原因。
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